Préparer le déménagement d’un bureau ou d’une entreprise peut être beaucoup plus stressant que le déménagement d’une maison. La nécessité de garder toutes les choses en tête pendant le déménagement d’un bureau peut être très fatigante. Pour que le déménagement d’un bureau se fasse sans accroc, vous devez planifier et vous préparer de manière appropriée.

Liste de contrôle du déménagement de bureaux

Créez une liste de contrôle pour votre prochain déménagement de bureau afin d’avoir un point de repère en cas de besoin.

Élaborer un calendrier

Les dates importantes du calendrier professionnel doivent servir de base à la planification du déménagement.

Attribuez des tâches et créez un comité de relocalisation – facultatif

Il est essentiel d’impliquer votre personnel dans le déménagement dès le début. Le comité de relocalisation facilitera la transition des bureaux pour le reste des employés et vous aidera à planifier et à organiser l’événement.

Annoncer le déménagement

Vous pouvez informer les employés du grand déménagement par le biais d’une présentation à l’hôtel de ville, d’un courriel détaillé, d’une courte vidéo ou d’un segment de bulletin d’information en fonction de la taille de votre bureau.

Préparez un plan de communication interne et externe

Les employés doivent disposer des informations nécessaires lorsque vous mettez en place une communication interne, tandis que les clients et les fournisseurs doivent disposer des informations nécessaires par le biais d’une communication externe, garantissant ainsi un fonctionnement ininterrompu de votre entreprise pendant le déménagement.

Interagissez avec les employés à l’approche de la date d’annonce pour obtenir leur avis.

Visitez le nouvel espace

Il est important de visiter le nouveau bâtiment dans lequel le bureau sera transféré. S’il est nécessaire de peindre les murs du nouveau bureau, engagez un entrepreneur en peinture pour le faire avant le déménagement proprement dit.

Créez une liste d’inventaire et débarrassez-vous des articles non essentiels

Il est important de se débarrasser des articles de bureau qui n’ont aucune utilité dans le nouveau bureau avant de déménager. Vous pouvez donner ou jeter des articles tels que des bureaux et des chaises cassés, des étagères et des éléments de décoration qui ne peuvent pas être utilisés dans le nouveau bureau avant le déménagement.

Engagez des déménageurs et des emballeurs au besoin

Engager une bonne entreprise de déménagement devrait être la première chose à faire après avoir fait l’inventaire de vos articles. Demandez à l’un de vos employés de dresser une liste de cinq entreprises de déménagement, puis effectuez des recherches approfondies sur celles-ci avant de choisir celle que vous allez engager.

Demandez des devis, déterminez le budget et faites la distinction entre leurs services avant d’en engager une. Vous pouvez également engager des emballeurs professionnels si votre budget de déménagement le permet.

L’emballage sera ainsi plus facile pour vous, car les articles fragiles et lourds seront manipulés par des professionnels. Vous pouvez également demander à chaque employé d’emballer son bureau afin qu’il puisse se débarrasser des objets qu’il n’utilise plus.

Marquez les cartons pour vous assurer que chaque article va au bon endroit.

Les déménageurs de bureau recommandent de marquer chaque espace où chaque boîte doit aller. Vous pouvez adopter la méthode d’étiquetage de votre choix, dans la mesure où l’étiquette de chaque boîte correspond à celle du nouveau bureau. Cela facilitera le travail des déménageurs.

Rencontrez la société de déménagement pour revoir les plans

Veillez à rester en contact étroit avec votre entreprise de déménagement, à mesure que le jour du déménagement approche. Assurez-vous d’avoir le temps de vous asseoir avec elle pour passer en revue les meubles et les plans d’étage. Toutes les parties concernées par le déménagement seront frustrées si vous attendez le jour du déménagement.